采购档案，平时没人惦记，一查就是大事。民办高校因为档案意识普遍弱一些，这块尤其要补课。
档案管理要解决的，是三个问题：存什么、存多久、怎么存。
存什么。一次采购从头到尾产生的文件，需求单、审批单、采购文件、投标文件、评审记录、定标通知、合同、验收单、付款凭证，都要归档。范围定清楚，才不会有"该存的没存"。
存多久。采购档案的留存期限，要参照财政、审计、档案管理的规定。不同类别的采购，留存期限可能不同，系统里按类别配置，到期前提醒。
怎么存。最好的方式是档案生成和采购流程同步——采购走完一步，这一步的文件自动归档，而不是事后人工去收。这样做，既不会漏，也省了大量手工整理。
电子档案能不能代替纸质？能，但前提是文件真实、完整、可追溯，该签章的地方有电子签章，该留痕的地方有留痕。随便存个扫描件，审计未必认。
网达立信给教育集团做系统时，档案是"流程走完、档案自动生成"的——每个环节结束，该存的文件已经归好位。审计来调资料，按项目、按时间、按供应商一搜就出来，不用再翻箱倒柜。
FAQ：
问：民办高校采购档案要留多久？答：参照财政、审计和档案管理规定，重点项目的档案要长期留，系统按类别配置留存期限。
问：电子档案审计认吗？答：认，但文件要真实、完整、可追溯，该用电子签章的地方不能省。
问：历史纸质档案怎么办？答：分批扫描归档，优先处理近三年和重点项目，逐步实现全量电子化。
