一所民办高校采购了一批教学设备，到货当天，收货的人看了一眼外包装就签了字。一个月后开箱，发现数量少了、配置也不对，再找供应商，对方说"你们已经签收了"。这种"验收走过场"的教训，不少学校都吃过。
验收，是采购的最后一关，也是把住"买的东西对不对"的关键。验收马虎，前面的流程再规范，也可能功亏一篑。
验收要验什么？三件事。
第一，验数量。到货的数量和合同、订单对不对得上，逐项清点，别只看个大概。
第二，验质量。规格、型号、配置符不符合要求，外观有没有破损，能不能正常使用。设备类还要现场试机。
第三，验资料。合格证、说明书、保修卡、发票，该有的资料齐不齐。
验完之后，验收记录要进系统，和合同、订单、付款关联起来。验收通过了，才能入库、付款；验收不过，该退的退、该换的换，责任要分清。
这里有个容易忽视的点：验收不能是收货人一个人说了算。涉及金额较大的、专业性强的采购，验收要有专业人员和多方参与，验收记录要留痕，谁验的、验的结果是什么，都要有据可查。
网达立信给教育集团做系统时，验收环节是跟订单和合同绑在一起的——到货验收在系统里发起，对照合同和订单逐项核对，验收结果关联入库和付款。验收过了，钱才付得出去；验收不过，钱付不了。这样"签个字了事"的漏洞，才能被堵上。
FAQ：
问：验收要谁参加？答：一般由使用部门、采购部门共同参与，金额大或专业性强的，还要专业人员和监督人员参加。
问：验收不过怎么办？答：该退的退、该换的换，责任分清，验收不过不能入库、不能付款。
问：验收记录要留吗？答：要。验收记录进系统，和合同、订单关联，是付款和审计的重要依据。
问：设备到货和验收能分开吗？答：到货签收和正式验收可以分开，签收只确认到货，正式验收才确认合格。
